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Dicas para tornar o seu programa de Compliance efetivo

Pr?-?tica: algumas dicas para tornar o seu programa de Compliance efetivo


Recentemente, o Minist?rio da Transpar?ncia e Controladoria Geral da Uni?o (CGU) divulgou os relat?rios de avalia??o das empresas que submeteram seus programas de Compliance para avalia??o do ?rg?o com a finalidade de serem consideradas empresas Pr?-?tica, uma iniciativa da CGU que consiste em ?fomentar a ado??o volunt?ria de medidas de integridade pelas empresas, por meio do reconhecimento p?blico daquelas que, independentemente do porte e do ramo de atua??o, mostram-se comprometidas em implementar medidas voltadas para a preven??o, detec??o e remedia??o de atos de corrup??o e fraude?.


De forma bem resumida, as empresas fornecem informa?es e documentos ? CGU com rela??o a medidas de Compliance adotadas por elas. Ao final do processo, as empresas que atingirem uma determinada pontua??o ser?o consideradas empresas Pr?-?tica, sendo aclamadas em evento p?blico realizado pelo ?rg?o governamental.


Na ?ltima premia??o, ocorrida em dezembro de 2017, em Bras?lia, a CGU revelou o rol das empresas aprovadas, assim como os n?meros que demonstraram o crescimento na procura por parte das empresas em fazer parte da avalia??o. Ao todo, 375 empresas se inscreveram, mas apenas 23 foram aprovadas ao final do processo. Agora, a CGU divulgou o relat?rio detalhado de avalia??o de cada uma das 23 empresas aprovadas.


Apesar de n?o ser uma afirma??o de que o Programa de Compliance avaliado ? ou n?o efetivo na pr?tica, ter seu programa de Compliance aprovado no Pr?-?tica ? um indicativo de que a CGU entende que algumas medidas que v?m sendo tomadas s?o positivas.


Ali?s, ter um ?Programa de Compliance Efetivo? virou o lema das empresas que v?m implementando e aprimorando suas estruturas de Compliance. A Lei Anticorrup??o (Lei Federal n?. 12.846/2013) diz que ser? levada em considera??o na aplica??o de san?es por viola?es ao seu texto ?a exist?ncia de mecanismos e procedimentos internos de integridade, auditoria e incentivo ? den?ncia de irregularidades e a aplica??o efetiva de c?digos de ?tica e de conduta?.


As normas estaduais que v?m surgindo na esteira da legisla??o federal adotam a mesma abordagem. Mais recentemente e, de certa forma, at? com uma maior relev?ncia, as legisla?es que v?m obrigando as empresas que querem contratar com a administra??o p?blica a ter um programa de Compliance tamb?m exigem a avalia??o da efetividade do programa.


Mas, como medir essa efetividade? Enquanto essa quest?o no ?mbito das novas leis estaduais ainda ? uma inc?gnita, iniciativas como o Pr?-?tica n?o deixam de ser uma chancela do ?rg?o federal a respeito das medidas de Compliance adotadas pelas empresas. Por essa raz?o, tomamos por base os 5 pilares avaliados nos relat?rios de avalia??o do Pr?-?tica divulgados pela CGU e que integram os elementos de um programa de Compliance efetivo (comprometimento da alta administra??o e compromisso com a ?tica; pol?tica e procedimentos; comunica??o e treinamento; canais de den?ncia e remedia??o; an?lise de risco e monitoramento; e transpar?ncia e responsabilidade social), para avaliar algumas das melhores pr?ticas indicadas pela CGU como efetivas e consideradas positivas para efeito da aprova??o no Pr?-?tica.


Este ? o primeiro de uma s?rie de artigos que ir? analisar as melhores pr?ticas de cada item informadas pelas 23 empresas aprovadas no Pr?-?tica 2017.


Comprometimento da alta administra??o e compromisso com a ?tica:


As empresas participantes do Pr?-?tica tinham 6 perguntas a serem endere?adas com rela??o a esse t?pico, buscando demonstrar o compromisso da alta administra??o com o programa de Compliance. O apoio da alta administra??o tem um papel fundamental na cria??o de uma cultura ?tica, e n?o ? toa ? o primeiro e principal pilar de um programa de Compliance efetivo.


Por essa raz?o, as empresas, buscando a chancela Pr?-?tica, precisavam demonstrar ? CGU como esse item era cumprido. As perguntas relacionadas a esse t?pico traziam questionamentos relacionados ? maneira como a alta dire??o demonstrava o comprometimento com ?tica e integridade; como a alta dire??o supervisionava a implementa??o e a manuten??o do programa de Compliance; uma descri??o da ?rea da empresa respons?vel pela implementa??o e manuten??o do programa; o valor alocado pela empresa para implementa??o e manuten??o do programa nos ?ltimos 3 anos; entre outros.


Para tratar das boas pr?ticas e pontos a serem aprimorados, seguiremos aqui a mesma divis?o utilizada pela CGU no Pr?-?tica nos relat?rios de avalia??o:


1. Envolvimento da alta administra??o com o programa de Compliance:


Pontos que contribu?ram positivamente para a avalia??o


    Alguns dos pontos indicados como positivos pela CGU a respeito do envolvimento da alta administra??o com o programa de Compliance:


  • Reuni?es trimestrais integrando a alta dire??o, inclusive a presid?ncia da empresa, e o n?vel gerencial da empresa para discuss?o de temas corporativos e Compliance, m?tricas e indicadores de treinamentos mandat?rios espec?ficos sobre o tema;
  • A alta dire??o acompanha o cumprimento das avalia?es de integridade dos parceiros de neg?cios da empresa por interm?dio de indicadores e m?tricas que expressam riscos e vulnerabilidades;
  • Utiliza??o de Painel de Controle (Dashboard) para monitoramento das m?tricas de Compliance e discuss?o, pela Presid?ncia e Diretoria, do desenvolvimento de seus times;
  • Realiza??o das reuni?es do Comit? de Integridade, com a participa??o do presidente, dos diretores das divis?es da empresa, da gerente de Recursos Humanos e outros;
  • Encaminhamento das den?ncias recebidas, bimestralmente, ao Comit? Local de Integridade, que tem a compet?ncia de recomendar a?es adicionais investigativas, decidir pelas a?es disciplinares a serem aplicadas e estabelecer a?es para mitiga??o de riscos futuros;
  • Programa global de acompanhamento da implementa??o do programa de Compliance, por meio do qual, anualmente, ? realizada a presta??o de contas da implementa??o de cada item do programa de Compliance e eventuais defici?ncias a serem corrigidas;
  • O Conselho de Administra??o ? respons?vel por aprovar mudan?as relativas ao C?digo de Conduta, ao Regimento Interno do Comit? de ?tica, bem como aprovar as a?es relacionadas ao programa de Compliance e as normas e pol?ticas internas da companhia;
  • Publica?es no canal interno de comunica??o de not?cias relacionadas ao programa de Compliance da empresa e sobre a atua??o da Ger?ncia Executiva de Governan?a Corporativa (? qual se vincula a ?rea de Compliance) inclusive mensagem de sensibiliza??o sobre a pr?tica de fraude e corrup??o no dia-a-dia por ocasi?o do Dia Internacional de Combate ? Corrup??o;
  • Resultados das a?es de due diligence de fornecedores realizadas pela ?rea de Compliance s?o reportados ao Conselho de Administra??o;
  • Presidente do Conselho de Administra??o ? um dos administradores da ferramenta de den?ncias da empresa e tem ci?ncia de todas as den?ncias reportadas no canal;
  • Membros do Conselho de Administra??o da companhia recebem, semestralmente, relat?rio informando as a?es realizadas para o aprimoramento do programa de Compliance;
  • Contrato com escrit?rio de advocacia para auditoria externa dos programas de compliance e de preven??o de crimes com base na legisla??o brasileira;
  • Participa??o da alta administra??o em treinamentos internos e palestras relacionadas ao C?digo de ?tica e Conduta da empresa e ? Lei Federal n?. 12.846/2013;
  • A empresa informou que a nomea??o de seus conselheiros ? submetida ? an?lise da Superintend?ncia de Compliance;
  • Em uma das empresas h? procedimentos de aprova??o de contrata?es de alto risco que demanda aprova??o expressa de seu CEO, como a de Business Partners.

2. Manifesta?es da alta dire??o de apoio ao programa de Compliance e a temas relacionados:


    Pontos que contribu?ram positivamente para a avalia??o


  • Mensagens da alta dire??o da matriz da empresa no C?digo de Conduta;
  • Participa??o dos membros da alta dire??o, inclusive Presid?ncia das subsidi?rias de todos os pa?ses da Am?rica Latina, em workshop sobre Lideran?a ?tica e Conflito de Interesses 2016;
  • Participa??o em curso de atualiza??o sobre responsabiliza??o de executivos em face das leis brasileiras;
  • Na internet e tamb?m no YouTube, a empresa mant?m v?deos, em portugu?s, em que a alta dire??o da companhia fala sobre assuntos relacionados ao programa de Compliance;
  • Participa??o da alta dire??o da empresa em eventos da Integrity Week 2016, que teve como foco o tema ?Vamos Falar de Comportamento??;
  • O presidente da empresa, periodicamente, refor?a a import?ncia do tema integridade na empresa por meio da sua conta de Twitter e Linkedin e em entrevistas concedidas em diversos jornais de grande circula??o;
  • No site da empresa constam quatro v?deos sobre integridade em que membros da alta dire??o falam sobre integridade nos neg?cios. Participam do v?deo o presidente da empresa, o diretor jur?dico e de Integridade;
  • Participa??o de 3 dos 5 membros do Conselho de Administra??o no Compliance Day realizado pela empresa em 2016;
  • Foram publicados dois an?ncios em jornal de circula??o nacional refor?ando o comprometimento com uma atua??o empresarial ?ntegra;
  • O Presidente e o Comit? de ?tica e Integridade expressam o comportamento ?tico da empresa por meio de mensagens aos colaboradores que s?o enviadas por e-mail, bem como por meio de jornal mensal denominado Compliance Newsletter;
  • A empresa disponibilizou na intranet v?deo com mensagem do Presidente e de Membros do Comit?, tratando de temas relacionados ? ?tica, e explicitando aspectos de seu C?digo de Conduta ?tica, do Comit? de ?tica e do Canal Externo de Den?ncias;
  • Envio de carta aos fornecedores convidando para participa??o no Pr?-?tica 2017, bem como para desenvolverem ou aprimorarem seus programas de integridade;
  • Apoio na participa??o da empresa em todas as edi?es do Pr?-?tica desde 2013;
  • Divulga??o ao p?blico externo do Relat?rio Anual Consolidado (RAC), contendo mensagem do presidente do Conselho de Administra??o sobre pol?ticas de preven??o ? corrup??o e ? lavagem de dinheiro e sobre a import?ncia da cultura de riscos disseminada na empresa;
  • Not?cias veiculadas na imprensa com manifesta??o do Presidente sobre a necessidade de estabelecer mecanismos de preven??o nas opera?es de lavagem de dinheiro;
  • Mensagem do Comit? de ?tica e Integridade refor?ando a obrigatoriedade de anu?ncia, por parte dos colaboradores, ao termo de ades?o ?s Pol?ticas de Integridade Corporativas;
  • Divulga??o p?blica da cultura ?tica da empresa e dissemina??o da experi?ncia relacionada ? implanta??o do programa de Compliance, realizada com o aux?lio da ?rea de comunica??o, que se deu pela participa??o em palestras realizadas em diversos eventos nacionais e internacionais, al?m de concess?o pelo CEO da empresa de entrevista ? revista da institui??o LEC (Legal, Ethics & Compliance).


3. Setor respons?vel pelo programa de Compliance:


Pontos que contribu?ram positivamente para a avalia??o


  • Estrutura de Compliance transnacional integrando Departamento de Compliance global, localizado na matriz, Equipe de Compliance da Am?rica Latina e Comit? de Compliance na subsidi?ria brasileira, integrado pelas ?reas de Neg?cios/Manufatura, Recursos Humanos, Seguran?a Corporativa, Auditoria, Jur?dica e a L?der de Compliance;
  • Na unidade de Compliance para a Am?rica Latina, dois dos quatro membros dedicados est?o baseados no Brasil;
  • Garantia de acesso irrestrito dos funcion?rios de Compliance a qualquer informa??o e documento da empresa, inclusive Folha de Pagamento de qualquer funcion?rio, podendo conduzir an?lises sem solicitar autoriza?es e garantindo confidencialidade do processo;
  • An?lises de performance dos funcion?rios de Compliance e decis?es de carreira, inclusive demiss?es, feitas pela matriz nos Estados Unidos;
  • Exist?ncia de um Comit? Local de Integridade que funciona bimestralmente e ? respons?vel por deliberar a?es disciplinares, sugerir medidas investigativas adicionais e recomendar pela ado??o de medidas preventivas;
  • A ?rea respons?vel pelo programa de Compliance no Brasil possui autonomia uma vez que se reporta ao Compliance Officer regional, que por sua vez reporta-se ao Compliance Officer da matriz;
  • O reporte anual relativo ? implementa??o do programa de Compliance ? feito diretamente pelo Compliance Officer do Brasil ao Compliance Officer regional, sem qualquer interfer?ncia da administra??o local;
  • O Comit? de Gest?o de Riscos e Auditoria ? ?rg?o independente da companhia e tem por objetivo assessorar as decis?es do Conselho de Administra??o;
  • Existe dedica??o exclusiva da ?rea de Gest?o de Riscos e Compliance ao programa de integridade;
  • As responsabilidades espec?ficas do Compliance Officer e sua equipe est?o bem detalhadas na pol?tica de Compliance; tendo autonomia para desenvolver e implantar os mecanismos necess?rios para a evolu??o e maturidade do programa, entre outros;
  • A empresa promoveu aperfei?oamento no que se refere ? descentraliza??o de responsabilidade pelo acompanhamento do programa de integridade ao criar em cada filial a figura do Champion, que ? um colaborador da empresa que recebe treinamento para atuar como representante do Compliance em ?mbito local e que se reporta diretamente ao Comit? de ?tica. Al?m disso, outra empresa informou que sua equipe de Compliance conta com representantes nos demais setores da empresa como embaixadores da integridade (Compliance Embassador), que fazem o elo com o Compliance Officer e o papel de disseminador do tema, os chamados Champions, nas diversas unidades de neg?cios das empresas no Brasil;
  • Compliance Review Board trimestral em que o Compliance Officer apresenta o status do programa de Compliance, com presen?a obrigat?ria do CEO, CFO, Compliance Officer Global e General Counsel.


4. Disponibiliza??o de recursos:


Pontos que contribu?ram positivamente para a avalia??o


  • Gasto m?dio de R$ 1,0 milh?o/ano pelo Departamento de Compliance da empresa no Brasil para assegurar a implementa??o e controle do programa de Compliance em suas f?bricas no pa?s, com custos indiretos (viagens e servi?os externos, treinamentos) e diretos (sal?rios) na m?dia hist?rica de 10% e 90%, respectivamente;
  • Outra empresa encaminhou a rela??o das despesas despendidas com o seu programa de Compliance, nos anos de 2014, 2015 e 2016, demonstrando assim, que a empresa vem trabalhando, anualmente, o tema de integridade. Al?m disso, para o c?lculo do valor despendido com a implementa??o do programa de Compliance foram considerados: os valores com remunera??o anual das pessoas que atuam na implementa??o de integridade no Brasil; produ?es da Integrity Week, tradu?es de comunica?es de Integridade, impress?o de material gr?fico, quadros de divulga??o e palestras, entre outros. Os custos com despesas de viagem pertinentes ?s investiga?es, bem como as despesas de locomo??o dos funcion?rios para participa??o de treinamentos e eventos de Integridade s?o contabilizados nos custos da pr?pria ?rea de neg?cio;
  • Os recursos financeiros alocados para as a?es de Compliance nos ?ltimos tr?s anos mantiveram-se praticamente inalterados (varia??o m?dia na faixa de 5% a 15%), utilizados para contrata??o de consultorias, de ferramentas de pesquisa e de sistema, de palestrantes, de treinamentos, e de campanhas e eventos de divulga??o do programa de Compliance;
  • Pessoal exclusivo e or?amento pr?prio para a ?rea de Compliance.


5. Participa??o em a?es coletivas relacionadas ? integridade:


Pontos que contribu?ram positivamente para a avalia??o


  • A matriz ? signat?ria do Pacto Global da Organiza??o das Na?es Unidas;
  • A empresa integra grupo de trabalho de Compliance da Associa??o Brasileira de Ind?stria de Alta Tecnologia de Produtos para Sa?de ? ABIMED;
  • A empresa participa de iniciativas, tais como: Iniciativa de Parceria Contra Corrup??o? (Partnering Against Corruption Initiative ? PACI), United Nations Global Compact; Princ?pios Empresariais da Transpar?ncia Internacional para Combate ao Suborno; Business Ethics Leadership Alliance (BELA);
  • A empresa integra o Comit? de Compliance e Gest?o de Risco da C?mara Sueca;
  • A Compliance Officer do Brasil ? membro da Comiss?o Permanente de Estudos de Compliance do IASP ? Instituto dos Advogados de S?o Paulo;
  • A empresa ? associada ao Instituto Ethos e participa das reuni?es com o Grupo de Trabalho do Pacto Empresarial pela Integridade e Contra a Corrup??o;
  • A empresa ? membro da Abimip (Associa??o Brasileira de Medicamentos Isentos de Prescri??o) e da Amcham (C?mara Americana de Com?rcio para o Brasil), integrando seus Comit?s de Compliance;
  • Empresa signat?ria do Pacto pela ?tica, pela Transpar?ncia e pela Boa Governan?a dos Patroc?nios e Doa?es Culturais do F?rum Brasileiro pelo Direitos Culturais;
  • A empresa ? signat?ria do UniEthos ? Forma??o e Desenvolvimento da Gest?o Socialmente Respons?vel, e da Patri Rela?es Governamentais & Pol?ticas P?blicas, e faz parte do Comit? Brasileiro do Pacto Global da ONU e do World Economic Forum, sendo membro do Partnering Against Corruption Initiative (PACI);
  • A empresa ? signat?ria da Carta de S?o Paulo, por meio da Associa??o Brasileira de Medicina Diagn?stica (?ABRAMED?), a qual tem como objetivo resgatar a ?tica e os valores fundamentais das empresas e do setor de sa?de, especificamente, de medicina diagn?stica;
  • A empresa participa do Global Reporting Iniciative;
  • A empresa apoia a Alliance for Integrity, iniciativa global fomentada por diversas partes interessadas e promovida pelo setor empresarial visando incentivar transpar?ncia e integridade no sistema econ?mico para combater a corrup??o coletivamente, atrav?s dos setores privado e p?blico e da sociedade civil;
  • A empresa, por meio do seu Superintendente de Compliance, participa do comit? de ?tica e responsabilidade social da Associa??o Brasileira da Infraestrutura e Ind?strias de Base ? ABDIB;
  • Apoio a C?maras Setoriais como a ABIMED, AHK e ABDIB, ajudando a formular c?digos de conduta das associa?es e auxiliando em seus treinamentos, palestras e eventos de conscientiza??o no combate ? corrup??o. Al?m disso, participou na a??o ?De Empresas Para Empresas? (DEPE) conduzida pela Alliance For Integrity treinando pequenas e m?dias empresas em todo Brasil nos temas de integridade.


O debate acerca das vantagens de se obter a chancela Pr?-?tica ? bastante vivo, j? que algumas empresas sentem que, uma vez submetidas ao Pr?-?tica, ter?o que se submeter todo ano, j? que ser aprovada em um ano e n?o tentar ou ser reprovada no ano seguinte pode passar uma mensagem de enfraquecimento do programa de Compliance.


? ineg?vel, contudo, o papel relevante de fomento a pr?ticas ?ticas que o Pr?-?tica traz, e a divulga??o de medidas consideradas positivas pelo ?rg?o cria um norte a ser seguido pelas empresas que querem dar mais efetividade a seu programa de Compliance.


Fonte: jota.info

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